26 Desember, 2013

Data Gudang

(Langkah Sebelumnya) - > Data Penyakit

1. DATA GUDANG



Semua data obat dan alkes sebelum bisa dipakai saat transaksi, harus terlebih dahulu didata disini, karena setiap transaksi obat-obat itu yang ada di apotek maupun yang terjadi diperawatan pasien, selalu berhubungan dengan stok obat/alkes. Data gudang merupakan kegiatan transaksi barang masuk dan keluar mulai permintaan, pemesanan barang ke gudang klinik/rumah sakit berupa barang baku atau barang jadi (obat-obatan) dan selanjutnya diteruskan ke apotek.

Dalam menu Data Gudang ada 9 (sembilan) sub menu lagi, yaitu:

(1) Obat Baru Gudang,
(2) Purchase Request,
(3) Purchase Order,
(4) Pembelian Obat,
(5) Transaksi Stok gudang,
(6) Retur Obat PBF,
(7) Kartu Stok Gudang,
(8) Data Stok Gudang,
(9) Import Data Excel.

a. Obat Baru Gudang

Klik Menu Administrasi -> Data Gudang -> Obat Baru Gudang. Kemudian akan muncul form sebagai berikut:

obat baru gudang

Isikan data yang perlu diisikan. Jika Anda sudah yakin, klik TAMBAHKAN untuk menambahkan data ke database.

b. Purchase Request
PR adalah rencana pembelian obat kepada supplier obat. Untuk melihatnya klik menu Administrasi -> Data Gudang -> Purchase Request. Berikut gambaran dari purchase request.

PR

Pilihlah salah satu nama obat yang akan rencana dibeli, jagan lupa untuk mengisikan Supplier. Setelah itu lakukan pemrosesan dengan klik MASUKKAN DATA maka secara otomatis akan masuk ke menu purchase Order.

c. Purchase Order

PO berfungsi untuk pembelian barang kepada supplier. Obat yang sudah dimasukkan ke melalui Purchase Request bisa dilihat disini. Klik menu Administrasi -> Data Gudang -> Purchase Order. Maka akan muncul form seperti dibawah ini.

acc

Isikan No.PO kemudian beri tanda checklist pada Acc di kolom proses untuk melakukan pemprosesan. Kemudian klik PROSES.

d. Pembelian Obat

Untuk pengisian stok disarankan melalui faktur pembelian obat, karna kalau pengisian faktur semua data penambahan obat/alkes dapat dipantau melalui kartu stok. Klik menu Administrasi -> Data gudang -> Pembelian Obat. Maka akan muncul form pembelian obat sebagai berikut:

faktur masuk
Klik Obat Masuk untuk melihat obat apa saja yang sudah masuk, maka akan muncul form seperti ini:

data pembelian obat

Jika Anda akan menambahkan obat, maka ketikan nama obat pada kolom nama obat diatas, isikan jumlah, harga (Rp), unit, diskon (jika ada) tekan tab untuk mengisi total (Rp). Jika sudah maka klik anak panah biru untuk mengisi sub total. Tekan tab untuk mengisikan tgl jatuh tempo bayar, tekan tab untuk mengisi nominal diskon (jika ada), tekan tab untuk mengisi PPN (%), kemudian klik anak panah biru untuk mengisi total (Rp). Setelah selesai maka klik SIMPAN.
Dengan adanya proses ini, stok gudang akan bertambah sesuai jumlah yang diisikan. Pada proses pembelian obat ini secara otomatis akan tercatat ke dalam data transaksi pembelian obat di software aplikasi akuntansi.

e. Transaksi Stok Gudang
Menu ini digunakan untuk memindahkan stok gudang ke apotek atau ruang Poli atau Rawat Inap atau Lab. Semua transaksi pemindahan stok gudang akan terdata di menu ini. Klik menu Administrasi -> Data Gudang -> Transaksi Stok Gudang.

transaksi

Cara mengisinya adalah ketikkan dua atau tiga huruf pada kolom nama obat, kemudian akan muncul nama-nama obat. Pilih obat yang akan Anda masukkan, tekan tab untuk mengisi jumlah, tekan tab untuk mengisi unit, tekan tab untuk mengisi @isi, tekan tab untuk mengisi unit jual, kemudian klik anak panah biru. Setelah selesai mengisikanya maka klik MASUKKAN DATA.

f. Retur Obat PBF
Retur Obat PBF adalah transaksi retur pembelian obat ke supplier.
Klik menu Administrasi -> Data Gudang -> Retur Obat PBF. Maka akan muncul form sebagai berikut:

return

Setelah selesai mengisikan data kemudian klik MASUKKAN data untuk menyimpan data ke database. Proses ini akan mengakibatkan stok gudang berkurang.

g. Kartu Stok Gudang
Kartu stok gudang akan memudahkan Anda dalam melihat transaksi obat di gudang. Untuk membukanya klik menu Administrasi -> Data Gudang -> Kartu Stok Gudang. Maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

kartu stok 1

Isikan kode/nama obat, kemudian isikan periode transaksi dari tanggal berapa sampai tanggal berapa. Jika Anda menginginkan untuk mencetaknya maka klik TAMPILKAN DATA UNTUK DICETAK.

kartu stok


h. Data Stok Gudang

Klik menu Administrasi -> Data Gudang -> Data Stock Gudang. Lihat tampilan di bawah ini.

data stok

Ada dua pilihan pada kolom paling kanan (proses). Jika Anda menginginkan untuk mengubah data klik Ubah, maka akan muncul tampilan seperti ini:

ubah

Ubah data yang perlu Anda ubah saja kemudian klik UBAH DATA.
Dan klik Hapus untuk menghapus data yang sudah dimasukkan.

i. Import Data Excel
Data gudang dapat diperoleh melalui data yang sudah dibuat dalam bentuk format excel dan kemudian diimport.
Langkah – langkahnya sebagai berikut :
1. Klik Browse dan cari file data yang ber-extention.xls.
2. Klik Ya dengan tujuan untuk menghapus seluruh data obat di database sebelumnya.
3. Klik Import.

import

4. Selesai.

Catatan : Fitur sewaktu-waktu bisa berubah, untuk itu Anda bisa cek langsung software aplikasi Rumah Sakit kami di www.softanesia.com (atau kontak langsung kami).

(Langkah Selanjutnya) -> Data Obat